Cierre de convocatoria: 22 de mayo de 2022 (NY Time 2 horas antes medianoche para Perú)
Tipo de Contrato: SC – SB3
Lugar de Trabajo: Lima, Perú
Requisitos
- Bachiller en Administración de Empresas, Ciencias Sociales o carrera afín a las funciones del puesto
- Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva, apoyo logístico a nivel local o internacional.
- Experiencia deseable más no indispensable en manejo de protocolo.
- Manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)
Actividades
Proveer apoyo administrativo al Representante de País:
- Proveer apoyo administrativo y secretarial al Representante, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina de la Representante.
- Administrar la agenda, concertar y confirmar citas del Representante; recibir visitas de la Representación; tomar minutas y notas según sea requerido, y recibir y filtrar llamadas telefónicas con tacto y discreción.
- Redactar correspondencia, transcribir y/o traducir documentos y reportes asegurando la correcta ortografía y formato.
- Control de todas las comunicaciones entrantes, filtrar y registrar correspondencia entrante y saliente de la oficina, cumpliendo el protocolo y correspondencia según las directrices establecidas en la organización.
- Mantenimiento de listas de socios de alto nivel y listas telefónicas.
- Apoyar al Representante en la preparación y actualización de su Plan de Misiones; preparar las requisiciones de viaje; realizar los arreglos de viaje de la Representante y los arreglos de hotel y otros aspectos de logística relevantes, tomando en cuenta las reglas de protocolo.
- Responsable de asuntos protocolares, recibir visitas oficiales de alto nivel, coordinar los aspectos logísticos relacionados a la misión.
- Recopilar información y preparar presentaciones incluyendo gráficas para el Representante.
- Monitorear y actualizar el sistema de archivo de la Representación y dar seguimiento para asegurar la exactitud y confidencialidad.
- Coordinación del flujo de información en la oficina y la difusión de la comunicación corporativa y entre oficinas para el personal como sea necesario.
Proveer apoyo administrativo al área de Programas:
- Seguimiento a la implementación del plan de trabajo de la oficina.
- Llevar el control de acuerdos, memorándums de entendimiento, entre otros; y apoyar en el seguimiento a la implementación de los mismos cuando sea requerido.
- Seguimiento al cumplimiento de los compromisos de reportes a donantes.
- Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina y/o de las socias según sea requerido.
- Revisar los documentos requeridos para trámites de pago y realizar las solicitudes de pago requeridas y trasladarlas para firma y/o pago según corresponda.
- Realizar las requisiciones que sean solicitadas en el UMOJA y trasladarlas para aprobación.
- Actuar como enlace entre Programas y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística que sean requeridos.
- Lleva el control de las salas de reuniones en UNODC y coordinar la reserva de las mismas.
- Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto.
Lenguaje requerido: Dominio oral y escrito del idioma español.
Dominio avanzado oral y escrito del idioma inglés.
Vacantes: 1 Contacto: rrhh.pe@undp.org