CONVOCATORIA DE ASISTENTE DE REPRESENTACIÓN – UNODC

Cierre de convocatoria: 22 de mayo de 2022 (NY Time 2 horas antes medianoche para Perú)

Tipo de Contrato: SC – SB3 
Lugar de Trabajo: Lima, Perú 

Requisitos 

  • Bachiller en Administración de Empresas, Ciencias Sociales o carrera afín a las funciones del puesto 
  • Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva, apoyo logístico a nivel local o internacional. 
  • Experiencia deseable más no indispensable en manejo de protocolo. 
  • Manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point) 

Actividades 
Proveer apoyo administrativo al Representante de País: 

  • Proveer apoyo administrativo y secretarial al Representante, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina de la Representante.  
  • Administrar la agenda, concertar y confirmar citas del Representante; recibir visitas de la Representación; tomar minutas y notas según sea requerido, y recibir y filtrar llamadas telefónicas con tacto y discreción. 
  • Redactar correspondencia, transcribir y/o traducir documentos y reportes asegurando la correcta ortografía y formato. 
  • Control de todas las comunicaciones entrantes, filtrar y registrar correspondencia entrante y saliente de la oficina, cumpliendo el protocolo y correspondencia según las directrices establecidas en la organización. 
  • Mantenimiento de listas de socios de alto nivel y listas telefónicas. 
  • Apoyar al Representante en la preparación y actualización de su Plan de Misiones; preparar las requisiciones de viaje; realizar los arreglos de viaje de la Representante y los arreglos de hotel y otros aspectos de logística relevantes, tomando en cuenta las reglas de protocolo.   
  • Responsable de asuntos protocolares, recibir visitas oficiales de alto nivel, coordinar los aspectos logísticos relacionados a la misión. 
  • Recopilar información y preparar presentaciones incluyendo gráficas para el Representante. 
  • Monitorear y actualizar el sistema de archivo de la Representación y dar seguimiento para asegurar la exactitud y confidencialidad.  
  • Coordinación del flujo de información en la oficina y la difusión de la comunicación corporativa y entre oficinas para el personal como sea necesario. 

Proveer apoyo administrativo al área de Programas: 

  • Seguimiento a la implementación del plan de trabajo de la oficina. 
  • Llevar el control de acuerdos, memorándums de entendimiento, entre otros; y apoyar en el seguimiento a la implementación de los mismos cuando sea requerido. 
  • Seguimiento al cumplimiento de los compromisos de reportes a donantes. 
  • Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina y/o de las socias según sea requerido. 
  • Revisar los documentos requeridos para trámites de pago y realizar las solicitudes de pago requeridas y trasladarlas para firma y/o pago según corresponda. 
  • Realizar las requisiciones que sean solicitadas en el UMOJA y trasladarlas para aprobación. 
  • Actuar como enlace entre Programas y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística que sean requeridos. 
  • Lleva el control de las salas de reuniones en UNODC y coordinar la reserva de las mismas. 
  • Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto. 

Lenguaje requerido: Dominio oral y escrito del idioma español. 
Dominio avanzado oral y escrito del idioma inglés. 
Vacantes: Contacto: rrhh.pe@undp.org