El monitoreo y la evaluación pueden ser realizados por distintos actores. Según quiénes los realicen, se pueden identificar distintos tipos, cada uno con ventajas y desventajas. El proceso de evaluación interna, suele estar a cargo de los miembros de la organización que implementa la política, programa o proyecto a evaluar. Esta evaluación puede ser realizada por actores no directamente vinculados, o bien por actores directamente vinculados. En este último caso, los evaluadores serán también evaluados, por lo que la evaluación interna es también una autoevaluación.
- Al ser interna, este tipo de evaluación minimiza la reactividad de los actores de la organización y es menos costosa en términos económicos y de recursos humanos. Algunos autores sostienen que este tipo de evaluación facilita que sus resultados tengan mayor influencia en la intervención.
- En relación con las desventajas, la más destacable es que la evaluación interna pone en riesgo la objetividad del proceso de evaluación y de sus resultados y, en consecuencia, afecta directamente la credibilidad social de la evaluación. En relación con la evaluación externa, en general, la interna no utiliza estándares o alta tecnología para su diseño. Algunos autores señalan que no necesariamente por ser interna, este tipo de evaluación elimina el choque de intereses entre los diferentes actores involucrados.
La evaluación externa es llevada a cabo por actores ajenos a la organización que implementa la política, programa o proyecto a evaluar. En general, se recurre a investigadores, consultores independientes. Cabe aclarar que la evaluación externa no es siempre deseada por los actores de la organización ejecutora, muchas veces parte de los requisitos de las agencias financiadoras.
- Entre las ventajas que posee este tipo de evaluación, se encuentra la supuesta objetividad, porque los evaluadores no pertenecen a la organización ejecutora y, en consecuencia, maximizan la credibilidad de la evaluación realizada.
- Entre las desventajas se señala que este tipo de evaluación minimiza las posibilidades de mejorar la política, programa o proyecto, (ya que los evaluadores no están directa o indirectamente vinculados en la ejecución del mismo) y, en relación con lo anterior, podría maximizar también la reactividad de los actores internos, que quedan fuera del proceso evaluativo.
La evaluación mixta trata de combinar ambas perspectivas bajo el supuesto de que su conjunción potencia los aspectos positivos de cada una (Neirotti y Poggi, 2004). Este proceso permite incluir distintas posiciones desde el punto de vista de los actores involucrados. No obstante, para implementarla es necesario lograr un trabajo conjunto y acompasado entre los actores internos y externos. Y esto alarga los tiempos de la evaluación.
Finalmente, la evaluación participativa incorpora a los titulares de la política, programa o proyecto, sujeto de la evaluación; además, considera que todos los que, de un modo u otro, se vinculan con el tema evaluado, porque tienen intereses involucrados o pueden verse afectados por él, deberían tener protagonismo durante el proceso (Nirenberg, 2009).
En general, esta estrategia se utiliza en políticas, programas y proyectos ya diseñados de manera participativa, donde los titulares ya están involucrados en el diseño de la intervención y siguen participando durante su implementación.
Importancia y función del monitoreo y la evaluación
Es bien sabido que la implementación de un programa o proyecto social o de desarrollo, de atención humanitaria, de fortalecimiento de capacidades o de incidencia, no garantiza por sí mismo la consecución de los objetivos planteados ni un impacto positivo en la vida de las personas. Las buenas intenciones, los programas o proyectos, por sí solos no garantizan resultados positivos.
Para aumentar las posibilidades de efectividad de cualquier programa o proyecto social, es necesario contar con un diseño y una planeación cuidadosos, así como con un M y E apropiados. Si un proyecto no está funcionando de acuerdo a lo previsto en la planificación, se han de ajustar los planes.
El monitoreo y la evaluación generan información para mejorar la acción, reorientarla o hacer una planeación futura mucho más asertiva y efectiva.
Sin un monitoreo y una evaluación efectivos, no se tendrá la posibilidad de reencauzarlo en la dirección correcta, tampoco será posible determinar si el progreso o los cambios logrados se deben a nuestra acción específica, o si es necesario hacer cambios en la planeación a futuro.
El monitoreo y la evaluación sirven para:
- Mejorar el desempeño: permiten la detección de problemas de un proyecto en etapas iniciales de la implementación, y de esta forma reducen las posibilidades de fracaso y ahorran recursos y tiempo al posibilitar la adopción oportuna de medidas correctivas.
- Fortalecer la toma de decisiones y la planeación: permiten aprender de los logros y las decisiones, y proceder al rediseño de iniciativas presentes o futuras (para suspender, reformular o multiplicar un proyecto). Asimismo, permiten aproximar los proyectos a la realidad y a los resultados alcanzables.
- Contribuir al aprendizaje: permiten a la organización, y a los involucrados en el proceso, aprender de la experiencia, con lo cual no solo se mejoran las acciones posteriores sino que se contribuye al aprendizaje institucional y al aprendizaje social.
- Avanzar hacia el empoderamiento: el monitoreo y la evaluación permiten fortalecer las capacidades de la población involucrada, de los socios locales, del equipo encargado de la ejecución y de la misma organización, ya que favorece el conocimiento de la problemática, de los procesos y de las estrategias.
- Mejorar la rendición de cuentas: permiten a las organizaciones responsables informar acerca de los recursos y el impacto de los proyectos. Esto puede también fomentar el apoyo público y político de las iniciativas.
- Contribuir al conocimiento general: el análisis de la evaluación permite compartir con otros, difundir los aprendizajes y las mejores prácticas, contribuyendo al conocimiento general de los procesos y proyectos de desarrollo.
Esto puede servir tanto a la misma organización como a otras organizaciones o instituciones gubernamentales y académicas.
Los procesos de monitoreo y evaluación son complementarios: la evaluación depende en gran medida de la información reportada y recolectada de forma periódica a través de los sistemas de monitoreo. Sin embargo, cada proceso tiene funciones específicas y existen algunas diferencias fundamentales, como puede apreciarse en la gráfica siguiente.
| MONITOREO | EVALUACIÓN | |
| Función | Información para la gestión del proyecto. | Valoración más profunda enfocada en el aprendizaje y la rendición de cuentas. |
| Enfoque | Revisión del progreso del proyecto. | Enfoque en los resultados, objetivos e impacto más amplio y a largo plazo. |
| Insumos | Levantamiento de datos/ información. | Información proveniente de la recolección de datos para el monitoreo, línea de base, medición de indicadores, etc. |
| Tiempo | Continuo, durante toda la implementación del proyecto. | En momentos específicos del ciclo del proyecto. |
| Responsable | Equipo responsable del proyecto. | Evaluadores internos o externos al proyecto (o a la organización ejecutora). |
| Presentación | Presentación directa con base en formatos estandarizados. | Presentación menos estandarizada y enfocada en menos temas, pero analizados con mayor profundidad. |
| Difusión | Entre el equipo del proyecto y los usuarios. | Más amplia: partes involucradas, donantes, opinión pública. etc. |
¿Por qué son necesarios el monitoreo y la evaluación?
En primer lugar, veamos una definición de los términos monitoreo y evaluación. El monitoreo se refiere al examen y acopio de datos, que ayudará a determinar si se están alcanzando los objetivos fijados. El monitoreo es una parte fundamental de la evaluación, y los datos recopilados se integran en el proceso general de la misma. La evaluación se refiere, por lo tanto, al acopio sistemático de información realizado durante la ejecución de un proyecto o después, con el próposito de emitir un juicio acerca de la eficacia respecto de los resultados anticipados y ofrecer bases para las decisiones relativas a intervenciones futuras.
Las actividades de monitoreo y evaluación ayudan a determinar si un programa ha logrado los resultados esperados, de modo que se pueda dar cuenta de los recursos gastados y utilizarlos con la mayor eficacia posible. Las fuentes de financiación suelen solicitar evaluaciones para verificar que el dinero ha sido utilizado apropiadamente, pero sigue siendo preciso asegurar que el personal del proyecto y la población que lo apoya reconozcan la utilidad del monitoreo y evaluación contínuos, y los aprovechen para mejorar la eficacia y calidad de sus programas.
El monitoreo debe realizarse de manera continua para que se alcancen las metas y los objetivos del proyecto, y para reajustar la programación sobre la base de las lecciones aprendidas hasta el momento. Las evaluaciones internas son importantes para medir la eficacia, la eficiencia y los avances del proyecto, así como para estimular entre el personal y los grupos beneficiarios del mismo, el sentido de apropiación de este. La evaluación externa, que es onerosa y que la mayor parte del tiempo está fuera del alcance de las iniciativas de las comunidades pequeñas, ofrece sin embargo una posibilidad de examen independiente que a veces puede ser apropiado.
Monitoreo y evaluación en el ciclo del proyecto
El proceso de diseño y desarrollo de un proyecto puede resumirse de manera sencilla en el Ciclo del Proyecto. Este ciclo consiste en una serie de pasos estrechamente vinculados entre sí y acomodados por el orden en que se desarrollan; la identificación del problema, la planeación del proyecto, su ejecución y monitoreo, y la evaluación que normalmente alimenta el análisis y la identificación de futuros proyectos.
En el ciclo del proyecto, los procesos de M y E se deben considerar desde la etapa de diseño y formulación, planeando los componentes del proyecto de tal forma que se tomen en cuenta, se faciliten y garanticen dichos procesos. La etapa de planeación y diseño es crucial para el desarrollo del proyecto, pues es este momento cuando se define el sistema de M y E, estableciendo claramente la información disponible antes de la intervención (línea base) y determinando las necesidades de información (a través de la formulación de indicadores) que permitan ir midiendo avances, efectividad e impacto.
Antes de la ejecución del proyecto, se define el plan de M y E, proponiendo de manera específica, cómo se deberán organizar las actividades, responsabilidades y recursos, para realizar el monitoreo, durante el desarrollo del proyecto.
Este monitoreo se realizará periódica y sistemáticamente durante todo el tiempo de implementación del proyecto. Esto implica el monitoreo de las actividades y revisión de los objetivos, así como la recolección, sistematización y análisis de datos. Posteriormente se lleva a cabo el proceso de evaluación, como una etapa misma del ciclo del proyecto.
La evaluación producirá información, que es fundamental para la rendición de cuentas, la implementación de recomendaciones y las mejoras del desempeño. Estos aprendizajes pueden ser valiosos tanto para determinar las necesidades de reformulación del mismo proyecto o para ser considerados en la formulación de otros.
Tomado y editado de: Cuaderno de Trabajo Taller 7. Proyectos Sociales III.
Otto Edvin Arenales Callejas. 2014. Universidad Rafael Landívar.