Denominación de la contratación.
Contratación del SERVICIO DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE FLUJO DE ATENCIÓN REMOTA A TRAVÉS DE WHATSAPP Y MENSAJE DE TEXTO (SMS) ENTRANTE Y SALIENTE que responda a las necesidades del trabajo de HIAS en diversas regiones del país en el contexto de emergencia.
Antecedentes.
HIAS es una organización no gubernamental con presencia en 17 países que tiene como objetivo principal brindar atención y protección a los migrantes y refugiados más vulnerables en condición médica grave, sobrevivientes de violencia basada en género, niñas, niños y adolescentes en riesgo, personas con discapacidad, mujeres en los últimos 45 días de embarazo o posterior al parto y personas con necesidades de protección legal y/o física.
En el Perú, HIAS brinda atención a través de sus áreas de servicio de Protección (incluyendo protección legal, prevención y respuesta a Violencia Basada en Género, salud mental y apoyo psicosocial) e Inclusión Económica, con el fin de asegurar que las personas refugiadas, migrantes y de la comunidad de acogida puedan vivir de forma libre, segura, y autosostenible.
Finalidad.
Apoyar la implementación de la atención remota para comunicación con beneficiarios y no beneficiarios que deseen comunicarse con la organización y recibir información relevante.
Objetivo del servicio. Objetivo general:
Apoyar con el cumplimiento de los indicadores comunicacionales a partir de la ejecución de las piezas definidas en la estrategia elaborada por el equipo de comunicaciones de HIAS Perú.
Objetivos específicos:
- Atender a reuniones con equipo de comunicaciones para la explicación de pautas generales y presentación de avances.
- Diseñar e implementar un nuevo canal de atención a usuarios beneficiarios y no beneficiarios de HIAS Perú.
- Elaboración y realización de envío de mensajería masiva hacia usuarios.
- Elaborar informe final del servicio.
Descripción del servicio.
El servicio tiene planificado actividades que están alineadas a los objetivos específicos. Estas desarrollarán distintas funciones, las cuales se mencionan a continuación:
- Atender a reuniones con equipo de comunicaciones para la explicación de pautas generales y presentación de avances.
- Elaborar un plan de corto plazo para el levantamiento de información sobre necesidades de información de público migrante y refugiado en Perú que han sido afectados por la crisis climatológica y social del país. El levantamiento de información se realizará desde Lima y comunicación remota con los equipos de HIAS Perú en las regiones de intervención: Tumbes, La Libertad, Lambayeque, Lima, Ica, Cusco, Puno, Tacna y otras regiones que puedan activarse durante la emergencia.
- Elaborar un plan de trabajo para el diseño e implementación de atención remota a través de WhatsApp y mensaje de texto (SMS) que considere las comunicaciones entrantes dirigidas a un bot automático para respuesta de preguntas frecuentes y las comunicaciones salientes como envío de mensajería informativa a bases de datos con cientos o hasta miles de contactos. Se espera que el/la proveedor/a proponga las herramientas digitales y cubra el pago de licencia que permitan establecer una atención a través de WhatsApp y Mensaje de texto (SMS).
- Elaboración de mensajes para el módulo entrante a partir de un menú principal que informe sobre temas de organización y brinde respuesta a preguntas frecuentes de la población objetivo. Elaborar los mensajes salientes y cronograma de envío de información relevante que requiera enviar HIAS Perú a la población objetivo con frecuencia variable según requiera la respuesta de emergencia. Los mensajes elaborados serán revisados por la organización para asegurar que cumpla con las pautas de comunicación efectiva.
- Elaboración del flujo gráfico y narrativo de transferencia de información interna de la organización que desemboca en la actividad.
- Implementación técnica del plan y mensajería.
- Elaborar un plan de monitoreo de necesidades de información de la población objetivo que permita actualizar los mensajes brindados en el bot de respuestas automáticas, así como los mensajes salientes informativos.
- Reporte mensual de n° de personas alcanzadas a través de canales WhatsApp y Mensaje de texto (SMS) y deseable información sobre género, región desde donde nos contactan, teléfono de contacto y otros que el/la proveedor/a considere relevante para el programa de HIAS Perú.
- Reuniones de reporte avance 2 veces por semana para recibir soporte de HIAS respecto al servicio.
- Elaboración de informe final del servicio.
Alcance del servicio.
- El trabajo será presencial para reuniones en oficina, o visitas a eventos. Será, en caso de coordinaciones de trabajo, virtual y por la plataforma Zoom o Microsoft Teams.
- En caso de presentarse un contratiempo por parte de/l la consultor/a, por motivos de fuerza mayor (incluyendo calamidades domésticas, problemas de salud, incidentes, daños/robos de equipos) el personal de la consultoría se compromete a notificar al equipo a cargo de HIAS en las siguientes 24 horas para evaluar un cronograma de contingencia y/o la cancelación del servicio.
Plazo de la prestación del servicio.
Las actividades descritas en el presente término de referencia se realizarán a partir del jueves 23 de marzo, hasta el viernes 26 de mayo de 2023, durante dicho plazo se desarrollarán los entregables pautados por el área de comunicaciones. Se podrán hacer ajustes durante la contratación con previo acuerdo de ambas partes. El servicio es a todo costo.
Entregables
La orden de entrega de los productos que conforman cada entregable será acordado por HIAS Perú y el proveedor de servicio. Se podrán hacer ajustes durante la contratación con previo acuerdo de ambas partes.
ENTREGABLES:
Producto 1
- Plan de corto plazo para el levantamiento de información sobre necesidades de información de público migrante y refugiado en Perú que han sido afectados por la crisis climatológica y social del país.
- Plan de trabajo para el diseño e implementación de atención remota a través de WhatsApp y mensaje de texto (SMS).
- Lista y ubicación de mensajes.
- Implementación técnica del servicio.
- Plan de monitoreo
Producto 2
- Informe del servicio finalizado y reporte de personas alcanzadas.
- Presentación de resultados y productos elaborados dentro del servicio.
Fecha de entrega
Producto 1): Hasta el jueves 23 de abril de 2023
Producto 2): Hasta el lunes 22 de mayo de 2023
Perfil del proveedor:
- Profesional(es) de la carrera de comunicación y/o áreas de tecnologías.
- Experiencia en implementación de canales de comunicación masiva.
- Excelente redacción.
- Deseable conocimiento de la situación de personas refugiadas y migrantes.
- Deseable experiencia previa de trabajo con ONGs u organizaciones internacionales.
**Los requisitos del proveedor podrán ser evidenciados a través de portafolios técnicos, CV documentado, catálogos, constancias, entre otros documentos o imágenes referencias.
**Los candidatos interesados deberán enviar su portafolio demostrando experiencia, hoja de vida actualizada, propuesta económica y cronograma de actividades. Toda propuesta incompleta será automáticamente descalificada.
**Se invita a los/as candidatos/as interesados/as incluir portafolio demostrando experiencia, hoja de vida actualizada, imágenes de referencia, propuesta metodológica y presupuesto económico
**Las propuestas deberán ser enviadas a adquisiciones.hiasperu@hias.org, con asunto “Servicio implementación WhatsApp y SMS”, hasta las 11:59 p.m. del miércoles 22 de marzo de 2023.
Confidencialidad.
El contratista deberá guardar confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de la información a la que tenga acceso para el cumplimiento de la contratación.
Conformidad de la prestación La conformidad de la prestación estará a cargo del Área de Comunicaciones, con firma o visto bueno del área de Programas (Área usuaria), la misma que deberá ser otorgada en un plazo no mayor a un (01) día hábil, después de haber sido culminado el servicio.