CONVOCATORIA DE ADMINISTRADOR
Acerca de la posición
En IJM Perú buscamos un/a Administrador/a, quien será responsable de garantizar el funcionamiento fluido, eficiente y profesional de la oficina, mediante la supervisión de los servicios administrativos, los procesos de adquisición, la gestión de proveedores y la adecuada administración de las instalaciones.
Este rol contribuye a la eficacia organizacional mediante la implementación y mejora de sistemas administrativos, el aseguramiento del cumplimiento normativo y la provisión de un servicio interno de alta calidad, preservando los valores y estándares operativos de la organización.
Responsabilidades principales
- Compras y Cumplimiento: Supervisa los procesos de adquisición, asegurando que las solicitudes de compra cumplan con las políticas institucionales y lineamientos presupuestarios. Coordina el flujo de aprobaciones, órdenes de compra y recepción de bienes o servicios, garantizando trazabilidad documental y cumplimiento de tiempos. Asimismo, mantiene actualizada la matriz de contratos y servicios, asegurando seguimiento oportuno de renovaciones y vencimientos.
- Reportes y Comunicación Operativa: Recopila información de las distintas áreas y elabora reportes periódicos sobre el estado de compras, procesos administrativos y funcionamiento de la oficina. Gestiona indicadores administrativos (KPIs, inventarios y niveles de servicio de proveedores) y presenta reportes consolidados al Gerente Financiero para facilitar la toma de decisiones.
- Gestión de Proveedores, Servicios e Instalaciones: Administra las relaciones con proveedores y supervisa la correcta prestación de servicios generales, mantenimiento y seguridad, asegurando un entorno de trabajo limpio, seguro y funcional. Verifica el cumplimiento de condiciones contractuales y estándares de seguridad y salud, coordinando con las áreas correspondientes. Asimismo, brinda soporte logístico para eventos institucionales, reuniones y actividades organizacionales.
- Planificación Administrativa y Gestión de Recursos: Identifica necesidades administrativas recurrentes y apoya la planificación y asignación eficiente de recursos. Colabora en la elaboración y seguimiento del presupuesto administrativo, asegurando control y uso adecuado de los recursos asignados.
- Suministros e Inventarios: Gestiona el inventario de suministros y equipos de oficina, garantizando reposición oportuna dentro del presupuesto. Mantiene el archivo administrativo físico y digital conforme a estándares corporativos de orden, acceso y retención documental.
- Cumplimiento, Control Interno y Auditorías: Asegura la adherencia a políticas institucionales, principios éticos y normativas locales aplicables. Prepara información para auditorías internas y externas y apoya los procesos de control y cierre contable en coordinación con el área financiera.
- Soporte IT y Coordinación Tecnológica: Administra el inventario de activos tecnológicos y coordina procesos de asignación y devolución de equipos en articulación con RR.HH. Brinda soporte de primer nivel para incidencias básicas y coordina con proveedores o soporte especializado cuando corresponda. Supervisa la continuidad de la red y conectividad, apoya el mantenimiento preventivo y verifica el cumplimiento de estándares básicos de seguridad informática. Participa en proyectos de mejora tecnológica desde una función operativa y de coordinación, asegurando documentación y seguimiento administrativo.
Otras responsabilidades: Esta descripción de puesto no pretende ser exhaustiva. Las funciones y responsabilidades podrán modificarse en cualquier momento de acuerdo con las necesidades organizacionales. Se podrá requerir la ejecución de otras tareas afines asignadas por la jefatura.
Requisitos
- Licenciatura en Administración o carreras afines.
- Experiencia mínima de 5 años en administración y gestión de recursos, preferentemente en ONGs internacionales.
- Experiencia demostrada en administración de oficinas y procesos de compras, incluyendo gestión de proveedores, coordinación logística y supervisión de instalaciones.
- Conocimiento en gestión de contratos y servicios, control de activos y relación con proveedores.
- Deseable experiencia en soporte TI de primer nivel y administración básica de activos tecnológicos.
- Inglés intermedio (deseable).
Competencias:
- Dominio de Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint/OneDrive).
- Manejo de plataformas de compras y sistemas de gestión documental.
- Conocimiento práctico de facturación electrónica y control documentario.
- Nociones básicas de redes (Wi-Fi, VPN, LAN), inventario TI y buenas prácticas de seguridad informática a nivel usuario.
Información Adicional
Esta posición requiere viajar a regiones del Perú y ocasionalmente a América Latina, Estados Unidos u otros países, por lo tanto, requiere plena capacidad para viajar, incluido el cumplimiento de la política interna de vacunación para viajes y la capacidad para cumplir los requisitos de visado y viaje impuestos por diferentes países de la región de América Latina, Estados Unidos, Canadá y otros.
Aplicación:
Por favor enviar una Carta de Aplicación explicando su interés de trabajar con IJM Perú (incluyendo su pretensión salarial) y su CV en un solo documento al correo: peru@ijm.org hasta el 28 de febrero.
En el asunto del correo, indicar el siguiente formato: Nombre del puesto al que postula – Nombre del candidato/a.
IMPORTANTE: Sólo se contactará con aquellos candidatos que cumplan con los requisitos del puesto.
IJM mantiene principios estrictos de salvaguarda y una tolerancia cero respecto a las violaciones de la Política de Salvaguarda, la Política e Protección contra la Explotación Sexual, el Abuso y el Acoso, y el Código de Ética. La selección de candidatos se basa en criterios de competencia técnica, reclutamiento, selección y contratación sujetos a la evaluación de la congruencia de los valores del candidato y a exhaustivos procesos de verificación de antecedentes, récords policiales y referencias.
