RESUMEN DE LA POSICIÓN:
El propósito de la posición es brindar apoyo administrativo, logístico y operativo al equipo de la Sub-Oficina de Caracas para la implementación de los programas, facilitando la gestión oportuna, eficiente y transparente de los procesos de administración/finanzas, logística y operaciones (procura y contratación, inventario), de acuerdo con las políticas institucionales.
FUNCIONES ESENCIALES:
- Participar en el proceso de planeación de la sub-oficina, aportando desde la perspectiva administrativa y logística.
- Promover y apoyar la implementación de las políticas y procedimientos del área administrativa, financiera y logística/operaciones en la Sub-Oficina.
- Apoyar la identificación de proveedores, validación de requerimientos, registro en la base de datos y relacionamiento.
- Llevar a cabo la gestión y revisión de los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios de la sub-oficina, en articulación con los miembros del equipo parte de los procesos.
- Solicitar y analizar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y conformar expedientes de compra de acuerdo con las políticas y procedimientos organizacionales.
- Dar seguimiento a contratos y servicios relacionados con los requerimientos programáticos y operativos de los proyectos, el equipo y la oficina.
- Revisar y verificar que la información de las transacciones y sus expedientes de pago (facturas y soportes) es correcta y cumple los procedimientos y lineamientos de la organización, así como la normativa legal y fiscal vigente.
- Realizar el archivo y organización de la documentación soporte física y digital administrativa, logística y operativa de la suboficina.
- Apoyar la coordinación logística con conductores/as y llevar a cabo gestiones de reservas, traslados, alojamiento y otros requerimientos logísticos de la sub-oficina.
- Actualizar el registro y control del inventario de bienes y artículos de la sub-oficina, así como, el Kardex de insumos programáticos cuando corresponda.
- Realizar la recepción, entrega y desincorporación de bienes y artículos.
- Informar y orientar junto al coordinador/a al equipo de la sub-oficina sobre los procesos administrativos, logísticos y operativos.
- Apoyar la preparación de presupuestos y el análisis de ejecución presupuestaria (Presupuestos vs. Gastos) de la sub-oficina.
- Apoyar la atención de auditorías internas, externas y revisiones de donantes, proporcionando la documentación de soporte administrativo, financiero y logística de la sub-oficina requerida de manera oportuna.
- Articular su trabajo con los otros departamentos de la organización según sea requerido para el cumplimiento de sus tareas.
- Preparar los informes que sean requeridos
- Participar en las reuniones de equipo
- Llevar a cabo los procesos y trámites administrativos necesarios para la realización de sus actividades
- Adherirse al código de conducta, las políticas de la organización y a sus estándares de salvaguarda y rendición de cuentas.
- Cualquier otra función inherente a las responsabilidades y objetivos del cargo.
CUALIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS:
- Título técnico o universitario en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Logística, Comercio, Finanzas o carreras afines.
- Dos años de experiencia en una responsabilidad similar (procesos administrativos, de compras/procura, contratación, gestión logística y operaciones).
- Experiencia previa en organizaciones no gubernamentales (ONG) o proyectos humanitarios será considerada una ventaja.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel a nivel intermedio-avanzado.
- Capacidad para trabajar en equipo.
- Capacidad para trabajar bajo presión y en contextos cambiantes.
TÉRMINOS DE REFERENCIA Y POSTULACIONES
HIAS: HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos.
VISIÓN: HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades.
MISIÓN: Basándose en nuestros valores e historia, HIAS brinda servicios vitales a personas refugiadas y solicitantes del estatus de refugiado en todo el mundo, y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.
