Responsabilidades
- Escribe, formatea y borrador de la correspondencia rutinaria; recopilar tablas, informes, presentaciones, publicaciones y otra documentación;
- Recibir, filtrar y dirigir llamadas telefónicas y visitantes; responder a consultas internas y externas rutinarias y/o derivar a contactos/unidades adecuadas;
- Introducir, recuperar, estructurar y actualizar información y datos seleccionados de diversas fuentes (por ejemplo, Intra-/Internet, archivos de oficina, etc.); los resultados actuales en formato estándar;
- Configurar y mantener archivos de oficina y sistemas de referencia según los procedimientos estándar;
- Iniciar, visualizar y rastrear una variedad de transacciones administrativas en los sistemas informatizados de finanzas, viajes, recursos humanos;
- Apoyar la organización y administración de reuniones, talleres y eventos (por ejemplo, arreglo para salas de reuniones y otras instalaciones).
- Ayudar en la organización de los viajes: organizar el transporte, la logística, el alojamiento, los documentos;
- Garantizar la disponibilidad de suministros de oficina y el mantenimiento adecuado del equipo de oficina; y,
- Realiza otras tareas según sea necesario.
Cualificaciones
Cualificaciones y experiencia requeridas
Educación
- diploma de bachillerato con tres años de experiencia relevante; o,
- Licenciatura en administración de empresas o campos relacionados por una institución acreditada con un año de experiencia profesional relevante.
- Las universidades acreditadas son aquellas que figuran en la Base de Datos Mundial de Educación Superior de la UNESCO.
Experiencia
- Experiencia proporcionando apoyo administrativo y administrativo general en un entorno de oficina.
- Experiencia organizando reuniones, organización de viajes y logística.
- Experiencia en el mantenimiento de sistemas de archivo y registros administrativos.
- Experiencia manejando información confidencial con discreción.
- La experiencia laboral previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones/organizaciones no gubernamentales o gubernamentales en un entorno multicultural es una ventaja.
Habilidades
- Domina aplicaciones de Microsoft Office, por ejemplo, Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico, Outlook.
- Atención al detalle, capacidad para organizar el papeleo de forma metódica.
- Discreto, detallista y orientado al cliente, paciente y con ganas de aprender cosas nuevas.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
Idiomas
- Todo el personal de la OIM en todas las categorías debe dominar uno de los idiomas oficiales de la OIM (inglés, francés, español).
- Para este puesto, se requiere fluidez en español (oral y escrito).
- La competencia del(los) idioma(s) requerido(s) será evaluada específicamente durante el proceso de selección, que puede incluir evaluaciones escritas y/o orales.
Competencias requeridas
El marco de competencias del OIM puede consultarse en este enlace. Las competencias serán evaluadas durante el proceso de selección.
Valores: todos los miembros del personal del OIM deben cumplir y demostrar estos cinco valores:
- Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
- Integridad y transparencia: Mantiene altos estándares éticos y actúa de manera coherente con los principios/normas organizativas y los estándares de conducta.
- Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida, y ejerce un juicio cuidadoso para afrontar los desafíos diarios.
- Coraje: Demuestra disposición a tomar postura en cuestiones importantes.
- Empatía: Muestra compasión por los demás, hace que las personas se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.
Competencias Básicas – indicadores de comportamiento
- Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración eficaz dentro y entre unidades para alcanzar objetivos compartidos y optimizar resultados.
- Entrega de resultados: Produce y entrega resultados de calidad de manera orientada al servicio y puntual. Es orientado a la acción y comprometido con la consecución de resultados acordados.
- Gestión y compartición de conocimientos: Busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.
- Rendición de cuentas: Asume la responsabilidad de alcanzar las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de sus propias acciones y tareas delegadas.
- Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivadora.
Notas
- IOM solo acepta solicitudes debidamente completadas presentadas a través del sistema e-Recruitment de IOM
- Solo se contactará con los candidatos preseleccionados.
- Cualquier oferta hecha al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a la confirmación de financiación.
- La OIM no cobra ninguna tasa en ninguna fase de su proceso de reclutamiento.
- Esta vacante solo está disponible para ciudadanos locales o extranjeros con derecho de residencia y derecho a trabajar en el país.
- Para más información y otras ofertas de empleo, puedes visitar nuestra página web: Carreras y Vacantes de Empleo del IOM
