CONVOCATORIA PROVEEDOR PREFERENTE – AGENCIA DE VIAJE
CATEGORÍA: AGENCIA DE VIAJE – venta de pasajes aéreos y terrestres a nivel nacional e internacional.
PERIODO DEL SERVICIO: 2026 – 2028
Fundación Conservación Internacional, identificada con RUC 20258679637, invita a agencias empresas constituidas como agencias de viaje a participar del proceso de proveedor preferente para el periodo 2026-2028.
El objetivo de la presente convocatoria es identificar a socios comerciales para la adquisición de pasajes aéreos y terrestres en rutas nacionales e internacionales los cuales son requeridos de forma frecuente por nuestro staff, asegurando condiciones contractuales favorables que incluyan precios competitivos, calidad en el servicio, garantía y condiciones de pago flexibles.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN
- Nombre de la Solicitud de Cotización:
Convocatoria de proveedor preferente para agencias de viaje - Tipo de contratación:
☒ Precio fijo - Fecha límite de presentación:
Fecha: 05 de noviembre de 2025
Hora: 23:59 – Zona horaria: GMT-5 - Presentación de propuestas o cotizaciones:
Las cotizaciones deben enviarse por correo electrónico en formato PDF a: convocatoriasPE@conservation.org
El asunto del correo debe hacer referencia al nombre de la Solicitud de Cotización. - Validez de la oferta:
Las cotizaciones deben indicar fecha y tener vigencia mínima de 90 días. - Consultas previas a la presentación:
Enviar a: convocatoriasPE@conservation.org
Hasta: 31 de octubre de 2025, 23:59 hrs.
ESPECIFICACIONES DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS
Se valora que la agencia de viajes cumpla con los siguientes requisitos:
- Servicio de atención las 24 horas y los 7 días de la semana.
- Indicar si cuenta con plataforma web para reservas.
- Cobertura con todas las aerolíneas.
- Atención de requerimientos de viajes grupales.
- Atención en español e inglés.
- Comunicación y coordinación ágil entre el equipo de administración de Conservación Internacional y de la agencia de viajes para realizar los procesos de soporte al servicio.
- Uso correcto de datos de pasajeros e información de viajes de nuestro staff.
- Asignación de un ejecutivo y/o equipo de ejecutivos con experiencia y conocimiento de los siguientes procesos para asesorar al staff de Conservación Internacional:
- Regulaciones aéreas nacionales e internacionales
- Regulaciones en trámites de visas
- Regulaciones existentes para la llegada y salida de pasajeros nacionales y extranjeros, incluyendo vacunas o permisos
- Atención en caso de emergencias | urgencias
- En la propuesta deben detallar el perfil de los ejecutivos que nos asignarán para la atención: preparación/experiencia/competencias.
- Atender los requerimientos de cotización, reserva, emisión y envío de pasajes nacionales e internacionales, asegurando que nos ofrecen la mejor oferta disponible.
- La agencia no cobrará penalidades por cancelaciones o cambios en las reservas o pasajes emitidos.
- Brindar información con relación a seguros de viaje requeridos.
- Dar soporte en todas las gestiones a realizarse con las aerolíneas por temas relacionados a cambios de vuelos nacionales e internacionales, equipaje, sobreventa, cancelaciones, check in, etc.
- Indicar el tiempo de atención en horas, luego de presentada la solicitud de reserva y de emisión de pasajes nacionales e internacionales.
- Forma de pago: crédito: 30 días.
- Presentar información de tarifas especiales en hoteles nacionales e internacionales.
- Cumplir con los requerimientos de Conservación Internacional para la emisión de pasajes:
- Antes de emitir pasajes, la agencia debe asegurar que el usuario ha proporcionado los códigos correspondientes a los centros de costos.
- Copiar en todos los correos electrónicos a vuelosPE@conservation.org
- La agencia de viajes deberá proporcionar en forma detallada la siguiente información:
- Reporte quincenal donde se muestren pasajes emitidos para gestionar el pago, el cual debe incluir: número de boleto, nombre del pasajero, ruta, línea aérea o terrestre, fecha de viaje, fecha de emisión, y código del centro de costo indicado por el pasajero.
- Reporte mensual de boletos no utilizados indicando la fecha límite de uso.
- Reporte de boletos reembolsados.
- Reporte de penalidades y reemisiones.
Requisitos de presentación
- Descripción de experiencia y proyectos realizados.
- Cotización firmada en papel membretado.
- En la propuesta económica indicar el fee para cada servicio: emisión, reemisión, etc.
- Los precios deben estar en dólares americanos (USD).
- Indicar la vigencia de precios ofertados, los cuales deben permanecer vigentes durante todo el periodo para el cual se realiza la presente convocatoria: 2026 – 2028
- Tres referencias de clientes con información de contacto.
- Adjuntar el Anexo 1 firmado: declaración de transparencia, integridad y responsabilidad ambiental/social.
- Adjuntar el Anexo 2 con la información y los documentos solicitados.
- Incorporar en la presentación política o prácticas internas relacionadas a sostenibilidad, responsabilidad social y/o cuidado del medio ambiente.
- Las agencias deben asegurarse antes de su presentación de cumplir con lo siguiente:
- Contar con RUC activo y habilitado para la actividad económica que desarrollan.
- Contar con licencias necesarias como las municipales, del Ministerio de comercio exterior y Turismo y las que correspondan.
- Vigencias de poder debidamente inscritas en SUNARP.
