ANTECEDENTES
El Instituto del Bien Común (IBC) es una organización civil sin fines de lucro con casi 27 años de trayectoria, dedicada a la defensa y gestión sostenible de los bienes comunes —territorios de propiedad colectiva, bosques, agua, etc.— desde una perspectiva humanista y con un firme enfoque de derechos, especialmente en favor de los pueblos indígenas. Fundado por investigadores comprometidos con el desarrollo sostenible de la Amazonía peruana, el IBC se ha consolidado como referente regional en la generación, análisis y comunicación de información geoespacial de alta calidad —mapas, atlas y estudios especializados— que respaldan la toma de decisiones en gestión territorial, políticas públicas e incidencia socioambiental. Su labor se centra en producir y poner en valor evidencia socioambiental rigurosa que fortalece la gobernanza de los territorios indígenas y el bienestar de sus comunidades, con un liderazgo reconocido en redes internacionales como RAISG, MapBiomas y otras iniciativas clave de monitoreo socioambiental en la región amazónica.
En este contexto, el IBC requiere contratar a un Administrador/a que lidere el Área de Servicios Administrativos y Contabilidad del IBC, y se encargue de velar por la correcta la gestión administrativa, financiera y presupuestal, y de recursos humanos del IBC, de acuerdo a sus políticas internas y dentro del marco legislativo vigente en el Perú.
OBJETIVO DEL PUESTO
El Administrador/a del IBC trabaja en la sede central de Lima del Instituto del Bien Común, y desempeñará las funciones detalladas en los Términos de Referencia que forman parte del presente contrato. El administrador/a del IBC dirige el Área de Servicios Administrativos y Contabilidad del IBC, gestionando al personal a su cargo de modo que se garantice una óptima gestión de los recursos financieros y humanos de la institución, según las políticas y reglamentos aprobados por el Consejo Directivo del IBC y las normas nacionales vigentes. El Administrador/a del IBC lidera un equipo de al menos 10 personas y coordina estrechamente con la Dirección Ejecutiva del IBC, los coordinadores de Areas, y con el personal de contabilidad a su cargo.
Entre las funciones que desempeña, destacan la elaboración del presupuesto anual de la institución, la elaboración de informes financieros a los donantes, la coordinación y seguimiento a las auditorías y la elaboración del balance y estados financieros del IBC.
PERFIL PROFESIONAL
- Administrador con grado de maestría en administración de negocios, dirección de empresas y/o ciencias contables.
- Deseable diplomado en gestión de recursos financieros, de recursos humanos, gestión de proyectos internacionales, u otros que sean pertinentes al puesto y responsabilidades a su cargo.
- Opcional, estudios en programas especializados en costos y presupuestos
Experiencia:
- Ocho (8) años como administrador/a de organizaciones de la sociedad civil, de preferencia organizaciones de conservación de la biodiversidad y que trabajen con organizaciones indígenas en el Perú y/o la región Amazónica.
- Cinco (5) años de experiencia liderando personal y equipos técnicos con funciones administrativo-contables, y en la elaboración de presupuestos multianuales e informes financieros a donantes internacionales y APCI.
- Experiencia acreditable en coordinación administrativa y contable con socios internacionales.
- Experiencia en la atención de auditorías de APCI.
- Experiencia en atención de auditorías externas e internas.
- Experiencia en atención a requerimientos SUNAFIL/SUNAT/MINTRA, entre otros.
Conocimientos técnicos:
- Manejo de programas de gestión de recurso financieros y gastos (SIGAF).
- Gestión de proyectos de desarrollo, elaboración de presupuestos multi-donante, desarrollo de auditorías, gestión de proyectos bajo las normativas de APCI.
- Inglés intermedio-avanzado; dominio de Microsoft 365 y otras herramientas informáticas.
TÉRMINOS DE REFERENCIA: FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL INSTITUTO DEL BIEN COMÚN
ADMINISTRACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
- Apoyar a la Dirección Ejecutiva en la elaboración del presupuesto institucional y en la atención a los auditores conforme lo establece la institución que aprueba la Asamblea anualmente o de acuerdo con la periodicidad que exige cada agencia financiera.
- Coordina con el contador del IBC la elaboración de los estados financieros y el balance anual de la institución y se encarga de presentarlo a la Asamblea General de Asociados y al Consejo Directivo del IBC.
- Apoyar a la Dirección Ejecutiva a revisar, analizar, y comunicar sobre los términos de los convenios de donaciones antes de ser aceptados y firmados, de ser necesario estos deben ser revisados legalmente por un abogado.
- Elaborar y monitorear los cronogramas y presupuestos de los proyectos, desde el diseño, hasta la conclusión de estos.
- Apoyar a la Dirección Ejecutiva en la implementación de la planificación estratégica y los planes operativos de la institución y hacer seguimiento de la ejecución.
- Dar seguimiento mensual al presupuesto institucional, haciendo llegar a los coordinadores de los programas y responsables de áreas el estado de sus gastos y saldos. Informar a la Dirección Ejecutiva sobre situaciones problemáticas.
- Liderar, con el apoyo de los coordinadores de áreas y de programas, la elaboración de:
- Presupuestos para nuevas propuestas.
- Informes para las agencias financieras, conforme a calendario establecidos través de los convenios.
- Digitalizar los convenios celebrados con agencias financieras y su archivo correspondiente junto con toda la información enviada a las financieras.
- Compartir facultades con la Dirección Ejecutiva y la presidencia del Consejo Directivo del IBC relacionadas con las operaciones bancarias establecidas con fecha 07 de enero 2020, en el artículo 29 de los Estatutos incisos A), B), C), D), E), F), G), H), I), J).
- Sistematizar y actualizar las políticas y normas financieras, del personal de abastecimientos, servicios generales; y vigilar el cumplimiento de los objetivos y fines de estos.
- Coordinar con los administradores de las agencias financieras todo los relacionado al cumplimiento de las cláusulas de los convenios.
- Coordinar con los funcionarios del Estado que representen a las instituciones que estén relacionadas con los recursos de la Asociación, como APCI, SUNAT, Ministerio de Trabajo, SBS, entre otros.
- Junto con su equipo, dar seguimiento administrativo integral a los proyectos institucionales, asegurando el cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos por los donantes y por la APCI. Supervisar la elaboración, organización y presentación oportuna de informes financieros a los donantes y a agencias del estado peruano (p. e. Agencia Peruana de Cooperación Internacional -APCI), contribuyendo a una gestión eficiente, ordenada y conforme a la normativa vigente.
- En coordinación con la Dirección Ejecutiva del IBC y con los coordinadores de áreas y programas se en carga de dar seguimiento a las auditorías internas, de donantes y de APCI.
- Mantener una buena coordinación, comunicación y flujo de información con los coordinadores de áreas y de programas de las oficinas regionales.
- Coordinar la organización de las reuniones de la Asamblea de Asociados y del Consejo Directivo de la Institución. Así como tomar nota de los acuerdos para la elaboración de las actas correspondientes y su inscripción en SUNARP.
ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS GENERALES Y DEL ABASTECIMIENTO
- Supervisar la gestión logística y los servicios generales necesarios para el normal desarrollo de las actividades institucionales (sede Lima).
- Supervisar el adecuado uso, mantenimiento, seguro de los equipos y otros bienes, muebles e inmuebles institucionales.
- Asegurar y supervisar que se cumplan las políticas de adquisiciones y abastecimiento a la hora de adquirir bienes y servicios para la institución a los proyectos a ejecutar.
- Mantener en armonía el ambiente físico de la oficina de Lima.
- Es responsable de supervisar el mantenimiento y funcionamiento del área de Sistemas, no solo para el hardware sino para que los sistemas de software y conocimiento que tiene el IBC en sus servidores o, donde lo tenga almacenado en un futuro, cumplan con los estándares necesarios y sean de uso garantizado para los fines de proyectos y consistencia de información que pueda ser compartida y difundida con otras instituciones públicas y privadas.
ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN
El Administrador es responsable de asegurar un buen desempeño de los Recursos Humanos y verificar que se cumplan las funciones y procedimientos establecidos para la ejecución de proyectos y el manejo institucional. Dentro de estas funciones se encuentran los siguientes temas:
- Preparar, actualizar y verificar los Contratos de Trabajo de acuerdo a ley de cada persona que presta servicios a la institución: bajo las diferentes modalidades que estos encajen con los montos y tiempos asignados a cada Proyecto. Minimiza el riesgo y otras contingencias laborables.
- Dar seguimiento al cumplimiento de obligaciones laborables, según el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de IBC.
- Dar seguimiento y hacer cumplir las obligaciones tributarias del IBC, así como las de los colaboradores de acuerdo al contrato de servicios que prestan.
- Dar seguimiento al cumplimiento de la elaboración de las liquidaciones del personal.
- Velar por que se cumplan las normas de seguridad y salud, así como hacer seguimiento al cumplimiento del periodo vacacional de los trabajadores del IBC.
COORDINACIÓN DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
- Coordinar y supervisar que el personal que labora en el Área de Servicios Administrativos y Contabilidad cumpla con sus funciones de apoyo a los proyectos y a la continuidad de la institución asegurando que las funciones del flujo dinerario, ejecución financiera de proyecto, normas contables y reportes financieros sean entregados y cumplidos por el equipo de contabilidad, finanzas, tesorería y análisis de partidas.
- Evaluar constantemente el desempeño técnico del personal a su cargo y sugerir las mejoras necesarias para el correcto desempeño del Area de Servicios Administrativos y Contabilidad a su cargo, favoreciendo la supervisión, fortalecimiento de capacidades y delegación de responsabilidades al personal a su cargo, de modo que no haya una sobrecarga de responsabilidades sobre el administrador/a.
El administrador/a de IBC reporta a la Dirección Ejecutiva del instituto.
Para postular por favor envíe su CV con tres referencias laborales (nombre, cargo, correo electrónico y teléfono) con una carta de intención explicándonos porqué Ud. es la persona ideal para este puesto. Esta información debe ser enviada Karina Sifuentes (ksifuentes@ibcperu.org) indicando en el asunto “Postulación Administrador de IBC”. La fecha límite para enviar estos documentos es el viernes 26 de junio hasta las 5.00 pm.
