[PERÚ] CONVOCATORIA DE ADMINISTRADOR DE OFICINA
En IJM Perú buscamos un/a Administrador/a de Oficina, quien será responsable de garantizar el funcionamiento fluido, eficiente y profesional de la oficina, mediante la supervisión de los servicios administrativos, los procesos de adquisición, la gestión de proveedores y la adecuada administración de las instalaciones.
Este rol contribuye a la eficacia organizacional mediante la implementación y mejora de sistemas administrativos, el aseguramiento del cumplimiento normativo y la provisión de un servicio interno de alta calidad, preservando los valores y estándares operativos de la organización.
Responsabilidades
- Gestionar los procesos de compras y cumplimiento de acuerdo a los umbrales institucionales, asegurando que las adquisiciones cumplan con políticas internas, presupuesto y trazabilidad documental.
- Elaborar y consolidar reportes operativos y administrativos, incluyendo KPIs, inventarios y seguimiento del funcionamiento de la oficina, para la toma de decisiones gerenciales.
- Administrar relaciones con proveedores, servicios e instalaciones, garantizando un entorno de trabajo seguro, funcional y alineado a estándares de mantenimiento y seguridad.
- Apoyar la planificación administrativa y el seguimiento del presupuesto, promoviendo el uso eficiente de los recursos.
- Gestionar suministros e inventarios, asegurando reposición oportuna y manteniendo archivos físicos y digitales conforme a estándares corporativos.
- Apoyar al cumplimiento normativo, control interno y preparación de información para auditorías internas y externas.
- Brindar soporte en la gestión de procedimientos administrativos y procesos de pago.
- Coordinar la gestión operativa de viajes, incluyendo reservas, compra de pasajes, rendiciones y otros requerimientos relacionados.
- Gestionar de inicio a fin las visitas internacionales a la oficina, coordinando los aspectos logísticos y administrativos necesarios.
- Velar por el adecuado funcionamiento de la oficina, gestionando oportunamente los requerimientos operativos y administrativos que se presenten.
Requisitos y Experiencia
- Licenciatura en Administración o carreras afines.
- Experiencia mínima de 5 años en administración y gestión de recursos, preferentemente en ONGs y Organismos internacionales.
- Experiencia demostrada en administración de oficinas y procesos de compras, incluyendo gestión de proveedores, coordinación logística y supervisión de instalaciones.
- Conocimiento en gestión de contratos y servicios, control de activos y relación con proveedores.
- Deseable experiencia trabajando con Socios Implementadores y con APCI.
- Inglés intermedio (deseable)
- Dominio de Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint/OneDrive).
- Manejo de plataformas de compras y sistemas de gestión documental.
- Conocimiento práctico de facturación electrónica y control documentario.
- Experiencia en gestión de presupuestos y monitoreo.
Información Adicional
Esta posición requiere disponibilidad para viajes internos y eventualmente viajes fuera de Perú.
Aplicación
Por favor enviar una carta de aplicación explicando su interés de trabajar en IJM (colocar pretensión salarial) y CV en un mismo documento. El correo de postulación es: peru@ijm.org
IJM mantiene principios estrictos de salvaguarda y una tolerancia cero respecto a las violaciones de la Política de Salvaguarda, la Política de Protección contra la Explotación Sexual, el Abuso y el Acoso y el Código de Ética.
La selección de candidatos se basa en criterios de competencia técnica, reclutamiento, selección y contratación sujetos a la evaluación de la congruencia de los valores del candidato y a exhaustivos procesos de verificación de antecedentes, récords policiales y referencias.
